今やグローバルビジネスで一番活用されているコミュニケーションツールはEメールではないでしょうか。毎日何通も出すEメールは速く正確に書けるようになりたいものです。本日はEメールの質の向上、書くスピードアップにつながる練習法をお伝えします。

必要なツール

テクノロジーが発展した現代ならではの練習方法はAIアシスタント機能を活用すること。必要となるのは

 

・GmailアカウントまたはOutlook系のアカウント(Hotmail, Outlookメール)を2つ
・Grammarlyなどの文法校正をしてくれるソフトウェア

 

です。

2つのメールアカウントは一人二役でメールのやり取りをするために、送信用と着信用(返信を書くアカウント)と使い分けるためです。つまり、この練習法では自分にメールを送って、自分で返信します。Grammarlyのソフトウェアは書いた文の校正をしてくれるソフトウェアです。

練習法

STEP黄色1
まずは、1つのメールアカウントを使います。そこで自分に何かメールを書きましょう。Chromeのスペルチェック機能をオンにしておけばスペル間違いを見つけてくれますが、Grammarlyのソフトでも検知してくれますので、まずは考え込まずに最期まで書き終えましょう。

OutlookのAIアシスタント機能イメージメーラー1.2

メーラー1.1

 

 

STEP黄色2
Grammarlyなどの校正ソフトウェアを活用し、校正しましょう。間違いのある場所に下線が引かれているので、クリックすると修正方法が提案されます。

Grammarlyの添削イメージ

メーラー2.1

 


STEP黄色3
受信したメールに返信しましょう。Gmailでは自分の書いたメールへの返信のお手本のようなものが表示されます。提案どおりに進んでいくこともできますし、実際にタイピングしてメールを完成させることもできます。

GmailのAIアシスタント機能イメージメーラー3.1
メーラー4.1
※このように、本来書きたいことと異なる提案をAIがすることもあるため、判断が必要です。

 


STEP黄色4
STEP 2と同様の方法で書いたメールに校正をかけて修正をしましょう。

Grammarlyの添削イメージ

メーラー5.2

 

ツールを活用することで学べること

・メールのAIアシスタント機能
AIアシスタント機能が備わっていると、続く表現を提案してくれるので、その提案内容を見て表現力を身に着けることができます。特に日本人が弱いのが前置詞。上記のようにdeadline forといった、一般的に続く単語が提示されるので、そのかたまりで英語を覚えていくことで、適切な表現方法を理解し、自分で書けるようになります。

・AIによる文法添削
書いたものをAIが添削してくれることで、どのような間違いを自分がしがちなのかがわかります。三単現のs抜け、時制の統一など、自分の弱点を意識して改善するきっかけになります。ご紹介したGrammarlyは年々校正のクオリティが上がっており、特に日本人が苦手とする冠詞抜けを見つけてくれことにメリットを感じています。冠詞の使い方を間違うと、ときに誤解を生みます。ミスコミュニケーションを引き起こさないためにも、気をつけたいものです。
Grammarlyのプレミアムバージョン(有料)では「よりよい表現」も教えてくれます。提案される類似表現を見て、表現力を広げることができます。

冠詞抜けの指摘例 
メーラー6.1

 

一日にEメールを書いている時間が長いビジネスパーソンは1つのEメールにかける時間を短縮すれば、塵も積もれば山となり、別の業務にかけられる時間を捻出できます。スマートにEメールが書けるように自主トレーニングに取り組んでくださいね。

※Gmail、OutlookでAIアシスタント機能を活用する設定が必要かもしれません。Gmailについては「smart compose 設定」でインターネット検索をかければ設定方法を説明しているサイトが見つかります。Outlookについては「autocomplete suggestions outlook 設定」の検索で情報が見つかりますが、2021年にリリースされた比較的新しい機能なので、2021年8月現在は英語サイトの情報が多いです。

 

 

 

執筆者:江藤 友佳(えとう ゆか)
Y.E.Dインインターナショナル合同会社CEO 

クレアモントマッケナ大学卒業後コロンビア大学大学院ティーチャーズカレッジで修士号を取得。英語教授法について大学時代に故ピーター・ドラッカーの授業を受け、組織開発に興味を持ち、PwCコンサルティングに入社。SCM部門の配属からHR部門に異動できず、人材育成に関わることもできる研修業界へ転職を決意。株式会社アルクで教育教務主任として多くの教材作成や企業研修、教員研修を担当した後に、楽天様で英語化プロジェクトのco-leaderとして社員教育に従事。英語教育事業部の立ち上げ支援後に独立し、現在は教材制作の下請けやアドバイザリーサービスを提供している。

著書:『ロジカルに伝わる英語プレゼンテーション』『英語の数字ルールブック』

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